Учет кассовых операций банка

Решение Digital Q «Касса» (ранее Diasoft FA# Core Banking, Касса) предназначено для автоматизации операций, проводимых в кассе банка, и совершения валютно-обменных операций с соблюдением регуляторных требований. Решение входит в состав платформ развития Digital Q.Consumer и Digital Q.Payments.

Digital Q «Касса» ориентировано на банки, которые имеют лицензию на осуществление банковских операций со средствами в рублях по физическим лицам.

В состав решения Digital Q «Касса» входят продукты:

• Учет кассовых и валютно-обменных операций.
• Учет операций инкассации.
• Учет памятных и юбилейных монет в кассовом окне.
• Шлюз к POS-терминалу.
• Электронный кассир.

Учет кассовых и валютно-обменных операций

Продукт предназначен для автоматизации операций, проводимых в кассе банка, и валютно-обменных операций.

Функциональные возможности

• Авансирование и возврат в кассовые окна.
• Контроль соответствия выдаваемой суммы наличности в кассовые окна фактическому остатку по связанным счетам кассы.
• Реализация контроля второй руки при проведении операций возврата в хранилище.
• Сведение кассы по итогам рабочего дня.
• Открытие и закрытие дня по кассовому окну.
• Покупка и продажа наличной валюты.
• Конверсия и размен наличной валюты, в том числе поврежденной.
• Замена поврежденных денежных знаков.
• Покупка и продажа дорожных чеков.
• Оплата расчетных чеков.
• Прием и выдача наличной валюты и рублей с использованием платежных карт.
• Прием и выдача наличной валюты со счетов физических лиц.
• Прием и выдача наличной валюты и рублей по переводам.
• Прием на инкассо и экспертизу денежных знаков и ценностей.
• Ведение списка валют, с которыми работает кассовое окно.
• Управление лимитами допустимых минимальных и максимальных остатков денежных знаков в кассовом окне.
• Ведение остатков ценностей и номиналов денежных знаков в разрезе кассовых окон.

Преимущества продукта

• Возможность одновременно обслуживать клиентов банка в нескольких кассовых окнах, закрепленных за одним хранилищем.
• Осуществление кассового обслуживания клиентов банка в разрезе валютно-обменных операций и операций с денежными знаками.

Учет операций инкассации

Продукт предназначен для реализации полноценного управления инкассацией банка при отсутствии собственной внутренней службы инкассации.

Функциональные возможности

• Учет инкассаторских сумок.
• Пересчет состава инкассаторской сумки.
• Учет данных о сотрудниках, осуществляющих контроль инкассаторских сумок.
• Ведение нормативной документации по формам 0402301, 0402302 и 0402010.
• Учет операций по номерам сумок.
• Ведение списка инкассаторов.
• Ведение списка инкассируемых клиентов.
• Ведение списка представителей организации, заполнивших препроводительную ведомость.
• Формирование документов кассиром и указание сотрудника – представителя организации – в формируемом документе.

Преимущества продукта

• Прозрачный контроль процесса инкассации от заведения клиента/инкассатора и создания сумки до движения сумок и их содержимого между подразделениями.
• Ведение нормативной документации в соответствии с требованиями регулятора.

Учет памятных и юбилейных монет в кассовом окне

Продукт предназначен для автоматизации операций с памятными монетами, подразумевающих необходимость учета самих монет и их упаковки, имеющей собственную стоимость.

Функциональные возможности

• Ведение заявок на приобретение монет и футляров к ним.
• Прием монет и футляров из Банка России.
• Создание заявок на подкрепление памятными монетами и футлярами.
• Авансирование и возврат из кассовых окон памятных монет и футляров.
• Операции покупки и продажи памятных монет с физическими лицами.

Преимущества продукта

Шлюз к POS-терминалу

Продукт предназначен для интеграции продукта «Учет кассовых и валютно-обменных операций» с POS-терминалом для снижения операционных рисков, связанных с ошибками двойного ввода, и повышения скорости обслуживания клиента кассиром.

Функциональные возможности

• Проведение операций приема и выдачи с использованием пластиковых карт.
• Реализация отмены операций приема и выдачи, осуществленных с использованием пластиковых карт.
• Печать краткого и полного отчетов об операции через POS-терминал.
• Ведение реестра отмененных операций.

Преимущества продукта

• Сокращение времени обслуживания клиента в кассовом окне.

Электронный кассир

Продукт предназначен для интеграции продукта «Учет кассовых и валютно-обменных операций» с устройством типа «Электронный кассир» для снижения влияния человеческого фактора и операционных рисков, связанных с мошенническими действиями сотрудников банка, вероятности несанкционированного изъятия денежных средств из устройства.

Функциональные возможности

• Ведение списка соответствия экземпляра устройства кассовому окну.
• Учет остатков номиналов денежных знаков в устройстве.
• Открытие и закрытие кассовой смены.
• Ведение учета сотрудников, закрепленных за устройством.

Преимущества продукта

• Осуществление кассового обслуживания клиентов в окне операциониста.
• Ведение в режиме онлайн учета остатков номиналов денежных знаков в устройствах.
• Минимизация рисков человеческого фактора.

Бухучет денег - это основа, на которой строится порядок в финансах компании. Благодаря ему вы не нарушаете закон, когда платите наличными или перечисляете деньги с р/счета. Всегда видно, на что именно ушли средства.

Какие законы регулируют учет денег

Основные правила учета денег определяют вот такие документы:

• План счетов бухгалтерского учета. По сути, это главный справочник, где собраны все счета, которые мы используем для ежедневных проводок.

• ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств». Этот стандарт подробно объясняет, как правильно готовить отчет, чтобы все видели, откуда деньги пришли и на что они были потрачены.

• Указание ЦБ РФ № 3210-У. Именно в этом документе прописаны все обязательные правила работы с наличностью, то есть то, как нужно вести кассовые операции. Без него никак.

Все внутренние процедуры и тонкости вашей компании должны быть обязательно отражены в ее основном документе — Учетной политике.

На каких счетах ведется учет

Для учета денег в бухгалтерии используются специальные счета:

• 50 «Касса» — для всех операций с наличными деньгами.

• 51 «Расчетные счета» — для безналичных рублей.

• «Валютные счета» — для денег в иностранной валюте.

• 55 «Специальные счета в банках» — для депозитов, аккредитивов или счетов для участия в тендерах.

• 57 «Переводы в пути» — для денег, которые уже не в кассе, но еще не на счете в банке (например, инкассация выручки).

Любая хозяйственная операция в компании обычно создает задолженность. Например, перед поставщиком за товар, перед сотрудником за зарплату, перед государством за налоги. А деньги — это то, чем эту задолженность гасят. По этой причине в проводках денежные счета (50, 51, 52 и т.д.) почти всегда работают в паре со счетами расчетов (с 60 по 79):

• 60 — сюда заносятся все операции с поставщиками, то есть с теми, кто что-то привозит или выполняет работы.

• 62 — это уже покупатели, все их оплаты и отгрузки в их адрес.

• 66 — для краткосрочных займов (тех, что нужно вернуть быстро).

• 67 — для долгосрочных займов, которые растянуты по времени.

• 68 и 69 — это отношения с государством. На 68 ведутся все расчеты по налогам, а на 69 — по соцстрахованию.

• 70 — здесь считается все, что нужно выплатить сотрудникам в качестве зарплаты.

• 71 — это те деньги, которые вы даете сотруднику в руки на мелкие нужды, а потом он должен вам отчитаться за каждую копейку.

• 73 — тут собираются все прочие финансовые дела с сотрудниками, кроме зарплаты (например, возмещение ущерба).

• 75 — это расчеты с учредителями, например, по вкладам в уставный капитал.

• 76 — такая сборная солянка для всех остальных дебиторов и кредиторов, которые не влезли в другие категории.

• 79 — для больших компаний, которые ведут внутренние расчеты между головным офисом и своими же филиалами.

Ключевые моменты по работе с кассой (счет 50)

Работа с наличными деньгами имеет свои строгие правила:

• Лимит кассы. Компания должна определить для себя максимальную сумму наличных, которые могут храниться в кассе. Все, что сверх лимита, нужно сдавать в банк.

• Ответственный. Необходимо назначить приказом материально ответственное лицо (обычно кассира).

• Кассовая книга. Все движения наличных фиксируются в кассовой книге.

• Первичные документы. Каждое поступление денег оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО), а выбытие — Расходным кассовым ордером (РКО).

Предприниматели, работающие на упрощенке или других спецрежимах, освобождены от ведения кассовой книги и оформления ордеров. А вот для юридических лиц таких поблажек нет, они обязаны соблюдать весь порядок ведения кассовых операций без исключений. И еще один момент, который касается абсолютно всех организаций, это ограничение по наличным расчетам. По одному договору нельзя рассчитываться наличкой больше 100 000 рублей, имейте это в виду.

Для удобства к счету 50 обычно открывают дополнительные субсчета:

• 50.1 «Касса организации» — основная касса в офисе.

• 50.2 «Операционная касса» — кассы в точках продаж (магазинах, киосках).

• 50.3 «Денежные документы» — для учета марок, путевок, проездных билетов и т.д.