После ухода поставщиков западных решений по автоматизации документооборота, корпорации и предприятия столкнулись с необходимостью перехода на российские аналоги. В исследовании TAdviser рынка СЭД за 2023 год эксперты отмечают в качестве отдельного тренда переход на отечественный технологический стек, который является фактором, определяющим эволюцию СЭД.
Одно из решений, которое может успешно конкурировать с западными – система электронного документооборота (СЭД) от компании «Диасофт», лидирующего разработчика программного обеспечения для финансового сектора и других отраслей экономики. Система охватывает делопроизводство, кадровый электронный документооборот и юридически значимый документооборот.
Масштабирование
Часто в корпорациях в нескольких филиалах или дочерних предприятиях используются разные системы и внутренние стандарты для ведения документооборота. Разрозненность систем и отсутствие бесшовной интеграции между ними влияет на производительность процессов, ведет к дублированию информации и излишней работе сотрудников.
СЭД от «Диасофт» может быть масштабирована на группу компаний любого размера, на любое количество подразделений и филиалов организации. Система позволяет распространить ее на всю организацию и настроить единые стандарты документооборота.
Архитектура нового поколения
СЭД от «Диасофт» реализована в микросервисной архитектуре, каждый компонент которой автономен. Система надежна и отказоустойчива: если необходимо внести изменения в один из них, то это не приведет к остановке системы, работоспособность остальных компонентов останется прежней. Управлять правами доступа к компонентам системы могут только ответственные лица.
Такая архитектура дает возможность гибко настраивать параметры СЭД. Также система может быть легко интегрирована с другими IT-продуктами как от «Диасофт», так и других вендоров.
Надежность
В зависимости от типа документа, он может быть подписан простой электронной подписью (ПЭП), усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). При этом цвет, шрифт и количество реквизитов настраивается при необходимости. УКЭП формируется с помощью средств КриптоПРО.
Хранение документов надежно защищено: электронный архив может быть организован с помощью файлового хранилища или базы данных.
Система импортонезависима: она разработана на базе единой цифровой платформы Digital Q.UP, которая включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Настройка без программирования
Гибкую настройку обеспечивают no-code инструменты, для внесения изменений не требуются навыки программирования. Это дает возможность быстро реагировать на изменения законодательства в области электронного документооборота и решить задачу импортозамещения зарубежных систем.
Универсальные бизнес-процессы по согласованию различных типов электронных документов уже преднастроены в СЭД, их можно легко кастомизировать. В процессе обработки электронных документов сотрудникам организации автоматически назначаются задачи по их согласованию и подписанию, при необходимости задачи можно делегировать.
Пользователи могут настроить маршрут согласования, соответствие различных электронных подписей (ПЭП, УНЭП, УКЭП), а также другие параметры в зависимости от типов электронных документов.
В СЭД от «Диасофт» можно настроить и стандартизировать любой тип документа. Это может быть приказ, распоряжение, заявление, протоколы совещаний или другие внутренние документы. Пользователю доступны настроенные шаблоны наиболее популярных документов, которые можно изменять непосредственно внутри в интерфейсе системы в специальном редакторе и сразу отправлять на согласование.
Наглядная отчетность
Отчетность по СЭД доступна также в виде графиков, диаграмм, таблиц и других визуальных элементов. Визуальное представление процессов позволяет проанализировать данные, выявить тенденции, найти проблемные участки, где работа тормозится, определить насколько эффективно обрабатываются те или иные документы. На основе выявленных закономерностей и полученных результатов анализа легче принимать обоснованные решения по оптимизации процессов и повышении эффективности работы.
Таким образом, использование СЭД от «Диасофт» позволит не только решить задачу импортозамещения иностранной системы для управления внутренним документооборотом, но и вносить изменения, оперативно реагируя на новые требования законодательства, и повысить эффективность процессов делопроизводства всей организации в целом.